Qui est concerné par la facturation électronique ?

facturation électronique

À l’heure de la numérisation des processus les plus variés au sein des organisations, l’émission, l’envoi et le stockage de factures papier n’ont plus de sens. L’utilisation de la facture électronique permet d’automatiser et d’optimiser les processus de facturation, d’augmenter la productivité de l’entreprise et de libérer des collaborateurs pour des tâches à valeur ajoutée. De plus, selon Billentis, les processus de facturation électroniques et automatisés permettent de réaliser des économies de l’ordre de 60 à 80 % par rapport aux processus de facturation conventionnels. Mais avant de vous présenter en détail les avantages que la facturation électronique peut apporter à votre entreprise, commençons par les bases.

Mise en place facturation électronique

Une facture électronique est un fichier à vocation commerciale qui ressemble beaucoup à son homologue classique. L’unique divergence est qu’elle est dématérialisée, c’est-à-dire qu’elle n’est disponible que dans la version numérique et qu’elle peut être envoyée à la clientèle via courrier électronique. Elle possède précisément la même validité qu’un état de compte physique, pour autant qu’elle comprenne les renseignements obligatoires et qu’elle soit en conformité avec la législation à laquelle les factures doivent se soumettre.

Son authenticité est garantie par le fait qu’elle est émise par un logiciel certifié, généralement au format PDF ou XML, et qu’elle comporte la signature numérique qualifiée. Cela garantit la même validité qu’un document papier et permet un échange d’informations plus rapide. Investir dans la technologie n’est pas une excuse pour prendre du retard, car il existe des solutions adaptées aux besoins de tous les types d’entreprises ou même des indépendants qui souhaitent éliminer les tâches administratives. Les avantages, comme vous le verrez, sont très importants.

Mais pour en profiter, vous devez adopter ce processus au sein de votre société. Cela signifie notamment faire appel à un expert en PDP facture électronique comme Docoon. Pour rappel, PDP est l’acronyme de Plateforme de Dématérialisation Partenaire. La PDP de Docoon est non seulement immatriculée par l’État, mais également certifié par celui-ci. De ce fait, votre firme pourra profiter de différentes fonctionnalités comme :

  • L’archivage électronique pendant 10 ans conformément à la norme Z42-013 et à la certification NF 461 ;
  • L’utilisation par le biais de portail SaaS, d’automate Windows ou d’API accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ;
  • Le traitement et l’hébergement 100 % sur des portails français certifiés suivant les normes ISO 9001 et ISO 27001.
  • Un tableau de bord et de suivi ;
  • Le contrôle de réception des documents à signer émis et la facilité de relance, etc.

Si vous souhaitez mettre en place la facturation électronique dans votre organisation, contactez sans attendre le prestataire au 81, rue Reaumur, 75002 Paris.

8 avantages que la facturation électronique apporte à votre entreprise

Voici les principaux avantages de recourir à la facturation électronique :

  • Réduction des coûts : papier, encres, toners, matériel d’impression, frais postaux ;
  • Augmentation de la productivité et de l’efficacité administrative : grâce à l’élimination des tâches manuelles fastidieuses liées au traitement et à l’envoi des factures ;
  • Rationalisation des relations avec les clients : en envoyant les factures par voie électronique, l’expéditeur et le destinataire sont assurés de les recevoir. En outre, le processus de facturation devient plus rapide et plus efficace, ce qui augmente la probabilité de recevoir les paiements à temps.
  • Une plus grande précision des données : l’automatisation du processus réduit les risques d’erreurs et élimine la possibilité de perdre des factures.
  • Économie d’espace physique : avec la facture électronique, le dossier papier traditionnel n’est plus nécessaire, favorisant une plus grande efficacité dans l’organisation de votre entreprise. L’archive numérique a une durée de validité de 10 ans, cela correspond à la période légale requise à cet effet.
  • Sécurité et confidentialité accrues des informations : la facture est protégée par des mécanismes de sécurité et de confidentialité qui répondent à toutes les exigences légales, comme la signature électronique.
  • Accessibilité de la documentation : les solutions qui utilisent Internet permettent non seulement d’émettre des factures, mais aussi de les recevoir et de les consulter, où et quand on le souhaite, à partir d’un appareil doté d’une connexion à Internet.
  • Responsabilité environnementale : en renonçant à l’impression sur papier, vous contribuez à la réduction de l’abattage d’arbres et des émissions de CO2, faisant de vous une entreprise plus respectueuse de l’environnement.
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